Mahnverfahren einleiten: Wie geht das einfach und schnell

Ein Mahnverfahren einleiten: So vermeidet man Fehler

Die Zahlungserinnerung ist verschickt, und der Kunde hat die letzte Frist verstreichen lassen? Er befindet sich weiter im Verzug, und die Forderung wurde noch immer nicht beglichen? Dann ist es Zeit für das Mahnverfahren. Das Mahnverfahren unterscheidet sich vom Forderungsverfahren deutlich, denn hier müssen Formalien beachtet und zur Not auch Forderungen gerichtlich durchgesetzt werden. Eine Mahnung per EMail ist deswegen keine gute Idee, und rechtlich auch nicht zulässig. Wie man das Mahnverfahren einleiten kann, und wie das auch online erfolgreich sein kann steht in den nächsten Absätzen. Ein Mahnverfahren zu nutzen ist natürlich der letzte Schritt, aber leider oft unumgänglich.

Inkasso ist der letzte Schritt zur Durchsetzung der offenen Rechnung

Dem Mahnverfahren geht immer eine Rechnung voraus, die trotz einer Fristsetzung durch den Kunden nicht beglichen wurde. Dabei ist das Mahnverfahren in Deutschland durch den Gesetzgeber geregelt und folgt strengen Regularien. Zumindest gegenüber Verbrauchen, denn gegenüber anderen Unternehmen gibt es durchaus Spielräume. Im B2B kommt es deswegen deutlich weniger häufig zu Mahnverfahren. Hier werden öfter Klagen wegen Vertragsverstößen eingeleitet, und das gegenüber dem Verbraucher übliche Inkasso bleibt außen vor. Der Ablauf gegenüber dem Verbraucher ist einheitlich geregelt. Eine Zahlungserinnerung ist nicht zwangsläufig vorgesehen, aber eine 1. Mahnung und eine 2. Mahnung sollten und müssen verschickt werden. Für die 1. Mahnung und die 2. Mahnung dürfen jeweils Mahngebühren erhoben werden. Diese richten sich nach dem Forderungswert, sowie dem Verwaltungsaufwand. Der Unternehmer hat in der Höhe der Mahngebühr folglich nur eingeschränkte Spielräume und muss sich an gesetzliche Vorgaben halten. Die letzte Mahnung sollte zudem immer den Hinweis enthalten, dass nun auch das Inkasso-Verfahren eingeleitet werden kann. Die Kosten für das gesamte Verfahren trägt ab dem Zeitpunkt der Antragsstellung auf Verfahrensbeginn beim zuständigen Amtsgericht der Verbraucher. Auch hier gilt, dass Mahngebühren in gesetzlich definierter Höhe erhoben werden dürfen. Es ist also ratsam den Ratschlag von einem Anwalt einzuholen und so den Ablauf rechtssicher zu gestalten. Nicht minder wichtig ist, dass die Mahnungen via Post zugestellt werden müssen. Eine unmögliche und durch den Verbraucher verursachte Nicht-Erreichbarkeit verlängert nicht die Frist für eine Zahlung. Ebenso wird der nachfolgende Ablauf dadurch nicht gehemmt. Das Einleiten eines Verfahrens für die Mahnung sollte immer der letzte Schritt sein, aber häufig ist es zwingend notwendig. Denn umgekehrt kann sich der Verbraucher nach einer gewissen Frist darauf berufen, dass die Forderung verjährt sei. Dann gibt es überhaupt kein Geld mehr, und der Unternehmer bleibt auf der offenen Rechnung sitzen. Hier hilft dann übrigens auch keine regelmäßige Erinnerung via EMail an die offene Forderung. Dieses Vorgehen wäre nicht zulässig und hemmt den Fristablauf nicht, auch wenn viele Firmengründer dieser Meinung sind und den Anfängerfehler gerne begehen.

Nach der gerichtlichen Mahnung kommt die Vollstreckung

Schon nachdem der Kunde das Mahnschreiben des Amtsgerichts bekommen hat, sollte er eigentlich zahlen. Denn der Betrag aus der ursprünglichen Forderung ist nun schon stark gestiegen. Die Mahngebühr, die auch die Kosten für einen Anwalt enthält, ist bei gerichtlichen Mahnverfahren deutlich höher. Zwar kann der Kunde einen Widerspruch einlegen. Dieser hemmt den Vorgang allerdings nicht, und er bleibt weiterhin zur Zahlung verpflichtet. Sollte der Kunde auch weiterhin säumig bleiben, dann bleibt nur die Vollstreckung des Schuldtitels übrig. Auch diese kann nicht online eingeleitet, sondern muss beim Gericht ordentlich beantragt werden. Die hierfür entstehende Gebühr, nebst der weiteren Kosten hat auch wieder der Kunde zu tragen. Das Einleiten kostet den Unternehmer erst einmal nichts, zumindest nicht direkt auf dem Papier. Aber der Aufwand für das Einleiten des Ablaufs entsteht natürlich trotzdem. Die Gebühren sind zwar zu erheben, aber in der Regel deckt sie nicht die Verwaltungskosten. Das bedeutet, dass der Unternehmer trotz der Gebühren auf den Kosten für jede nicht gezahlte Forderung sitzenbleibt. Da wird ein anfänglich erfolgreiches Geschäft schnell zu einem totalen Verlust. Dem Risiko müssen Unternehmer im Alltag aber immer begegnen. Ein Verfahren für die Mahnung, und eine Vollstreckung sind in ihrem Ablauf komplett geregelt und verursachen in so gut wie allen Branchen hohe Kosten. Da kommt fast automatisch die Frage auf, ob es nicht möglich wäre, die Risiken abzuwälzen und die Forderung gleich erfolgreich abzuschließen. Diese Lösung gibt es, man muss nur wissen wie man sie nutzen kann!

Der Ablauf eines Mahnverfahrens in Stichpunkten als Beispiel:

1. Erinnerung an die Fälligkeit nebst Fristsetzung und Hinweis auf juristische Konsequenzen (im idealen Fall kann ein Muster als Schreiben verwendet werden)
2. Nutzung des vorgefertigten Antrags beim zuständigen Gericht für die Einleitung eines Verfahrens zur Mahnung (das Muster wird vom Gericht zur Verfügung gestellt)
3. Antrag auf Vollstreckung. Dieser muss schriftlich durch ein Schreiben beim zuständigen Gericht gestellt werden.

Hinweis zum Beispiel: Das gesamte Verfahren vor Gericht ist für den Unternehmer kostenlos. Die Gerichtskosten hat der Verursacher (Verbraucher) zu tragen.

Externes Forderungsmanagement mit angeschlossenem Inkasso ist eine sinnvolle Alternative

Gerade kleine Unternehmen, und der Mittelstand profitieren von Profis für das Forderungsmanagement. Das Prinzip hinter dem digitalen Mahnverfahren einleiten ist denkbar einfach: Der Unternehmer füllt online ein Formular aus. Dadurch gibt er die Forderung ab und die Profis kümmern sich direkt darum. Diese können alle notwendigen Schritte einleiten, den Kunden via EMail und postalisch kontaktieren. Gleichzeitig können die Profis im Falle der Fälle direkt auf eine gut strukturierte Infrastruktur zurückgreifen. Der Unternehmer braucht sich also um nichts mehr zu kümmern, und sich auf eine Durchsetzung seiner Forderung verlassen. Er braucht keine rechtssicheren Texte mehr verfassen, keine Vorlage erstellen und ausfüllen und kann seinen gesamten Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Auch das Beantragen von Inkasso-Leistungen geht vollständig auf die externen Profis über. Wenn der Kunde einen Widerspruch beantragen möchte, dann ist das nicht das Problem des Unternehmers. Denn dieser hat ganz einfach und online seine Forderung den externen Profis in die Hand gegeben, welche die nun notwendigen Schritte einleiten werden. Dieser Service ist im idealen Fall natürlich kostenlos, es braucht keine Texte und Vorlagen mehr und die für die Nutzung investierte Zeit ist minimal. Einfach nur das Formular online ausfüllen, und so den externen Profis die Arbeit überlassen. Das ist modernes Forderungsmanagement auf dem höchsten Niveau!